Innan implementationen av Wistbo driftportal fanns inget system alls för vare sig loggbok eller ronderingar på VME. Det fanns ett tomrum i dokumentationen kring planering samt beredning och kommunikationen var bristfällig. Robin Erneby, produktionschef på VME, beskriver att det fanns en Excel-fil för noteringar men att den användes sporadiskt.
– Vi behövde ett enkelt och bra system för att dokumentera driften. Det hade pratats länge om Wistbo driftportal och många var oroliga att det skulle vara dyrt och krångligt men vi blev övertalade att testa. Vi kom igång väldigt snabbt och vi märkte direkt att det var enkelt att använda och väldigt nybörjarvänligt.
– Något som varit otroligt skönt är att veta vad kostnaden är varje månad. Vi har inte behövt investera i någon utrustning vilket varit en puckel hos andra system med server och hårdvara på plats. Själva investeringen var försvinnande låg.
Medarbetarna kände till att något var på gång och de höll med om att det behövdes.
– Uppstartsprocessen gick fort, på bara några månader. Angelica vurmade för behovsanalysen som blev nästan som ett coachande samtal där de i arbetsgruppen verkligen förstod värdet. Driftportalen och appen var dessutom lätt att lära sig. Även medarbetare som inte var speciellt datakunniga har utryckt hur bra appen är och det har inte uppstått några problem i varken det tekniska eller i användargränssnittet.
Robin beskriver att han tyckte att behovsanalysen kändes överflödig till en början men såg hur den hjälpte till att förankra behovet hos personalen. Det blev helt enkelt ett sätt för dem själva att inse att sättet de arbetade på inte fungerade. Behovsanalysen följdes upp med efterintervjuer och blev i efterhand ett sätt att visa på hur driftportalen var rätt väg att gå.
– Vi insåg i efterhand att behovsanalysen var jättebra, det är något man borde införa även på andra ställen i verksamheten. När jag ser tillbaka var det behovsanalysen som var nyckeln till att införandet av driftportalen gick så bra som det gjorde.
En annan nyckel till framgången var att de tidigt bestämde sig för att använda sig av många funktioner redan från start. Nu använder de driftportalen för allt.
– Vi såg till att tidigt lägga upp alla ronder och maskinkoder i systemet för att det ska bli så komplett som möjligt för alla medarbetare. Vi har även varit öppna för återkoppling från de som använder driftportalen så att vi snabbt kan göra justeringar och anpassningar. Nu är allt hos oss mer standardiserat än innan och det är enklare att hitta fel eller fusk.
Att uppstarten och användandet gått så bra som det har gjort beskriver Robin beror mycket på att de fått med sig medarbetarna, att ronderingen blivit mer noggrann och att alla får samma information samtidigt i stället för att det ska dröja till nästa möte.
– Driftportalen ser till att alla är uppdaterade hela tiden. Ska man jobba säkert och på ett bra sätt behöver man ta del av allt som händer på arbetsplatsen.
På frågan hur verksamheten förändrats sedan införandet av Wistbo driftportal svarar Robin att det inte går att jämföra.
– Vi samlas runt driftportalen direkt på morgonen klockan 7.00, då tittar vi på föregående dygns loggbokshändelser, kalendern och kikar igenom viktiga meddelanden. Driftportalen är sedan med oss hela dagen, överallt. Allt strömmar genom portalen och nu kan vi inte föreställa oss hur allt gjordes innan.
De får mycket beröm för hur det ser ut på anläggningarna nu och att det numera känns som en mer professionell verksamhet. Driftportalen hjälper dem att hålla ordning på hela verksamheten, både visuellt och arbetsmiljömässigt.
– Förr snubblade man på prylar och så vidare. Det är natt och dag på alla sätt.
De viktigaste funktionerna i driftportalen har för VME varit loggboken och ronderingen.
– Dem kan vi inte leva utan. Spårbarheten är otroligt bra då vi har kunnat gå tillbaka och se när diverse saker händer, om det kommit mer störningar och så vidare. Vi har kunnat lokalisera problem innan de uppstår.
– Alla på Wistbo Information är väldigt bra att ha och göra med, de är personliga i sin kundkontakt och jordnära och ödmjuka människor. Supportärenden hanteras otroligt snabbt och det är väldigt sällan systemet ligger nere. De har användarperspektivet med sig hela tiden och lyssnar mycket på oss som kund. De gör det lilla extra med till exempel användarträffar och gör allt med en ödmjukhet och ett stort engagemang för sina kunder, och hela branschen.
Vi strävar alltid efter att tillsammans med våra kunder driva deras verksamhet framåt och arbetar varje dag med att förenkla deras vardag. Därför blir vi såklart otroligt glada över att höra hur vår driftportal kunnat bidra till VME:s verksamhet och tacksamma över så fin feedback. Tack för förtroendet, vi ser fram emot ett fortsatt fint samarbete åren framöver!
Välkommen att höra av dig om du vill veta hur Wistbo driftportal kan fungera på din arbetsplats!